Worauf sollte bei einer Betriebsprüfung geachtet werden

BetriebspruefungJährlich werden in Deutschland 116.000 Betriebsprüfungen in Kleinbetrieben durchgeführt. Durchschnittlich stellen die Finanzämter anschließend Nachforderungen in Höhe von 12.000 Euro. Die zuständige Behörde braucht dabei keinen konkreten Anlass, um ein Unternehmen zu prüfen. Die Abgabenordnung (AO) sowie die Betriebsprüfungsordnung 2000 (BpO 2000) schaffen die rechtliche Grundlage dafür, dass eine Betriebsprüfung jederzeit durchgeführt werden darf.

Lediglich eine angemessene Vorankündigungszeit muss vom Amt eingehalten werden. Diese beträgt nach gängiger Praxis zwei Wochen bei Kleinbetrieben und vier Wochen bei Großunternehmen. Wer eine solche Prüfung schadlos überstehen möchte, muss deshalb schon vorher auf den “Tag X” vorbereitet sein.

Stolperfallen frühzeitig aus dem Weg räumen

Wer sich vor einer konkreten Ankündigung einer Betriebsprüfung informieren möchte, kann sich etwa diesen Artikel der IHK München zu Gemüte führen. Demnach muss stets auf eine klare Struktur und Transparenz in der Buchführung geachtet werden. Dies betrifft nicht nur die Bücher selbst, sondern auch:

  • Alle abgeschlossenen Verträge
  • Alle wichtigen Belege und Rechnungen
  • Sonstige steuerrechtlich relevante Unterlagen

Die Betriebsprüfer haben zudem technisch nachgerüstet, um sich die Arbeit zu erleichtern. Zum Einsatz kommt die Prüfsoftware IDEA, die kleine Fehler in der elektronischen Buchführung gnadenlos aufdeckt. Stets ist deshalb bei der elektronischen Archivierung von Rechnungen ein besonderes Augenmerk auf Kleinstbetragrechnungen zu legen. Ab 150 Euro Rechnungsbetrag müssen diese Dokumente die umfangreichen Pflichtangaben tragen. Hier passieren meistens Fehler, die IDEA mit wenigen Klicks aufspürt. Besser ist es, dies schon zuvor durch penible Arbeit zu vermeiden.

Die aktuellen Schwerpunkte in einer Betriebsprüfung

Gibt es ein Fahrtenbuch, wird der Betriebsprüfer dieses vermutlich als erstes kontrollieren, denn die Fahrtenbücher sind extrem fehleranfällig. Findet er auch nur einen Fehler, wird das Fahrtenbuch insgesamt nicht anerkannt – und das wird teuer: Wichtig ist deshalb, dass es sich um ein Buch (keine Zettelsammlung) handelt, das schlüssig belegt ist. Fahrten zur Tankstelle sind mit Tankquittungen nachzuweisen. Wird die Betriebsprüfung angekündigt, bereitet man das Fahrtenbuch entsprechend vor.
Der nächste Blick des Betriebsprüfers gilt meist den schon erwähnten Kleinstbetragrechnungen. Anschließend führt er einen Abgleich von Angeboten und Rechnungen durch, um etwaige Differenzen aufzudecken. Sollte dies der Fall sein, ist der entsprechende Schriftverkehr, der diesen Umstand erklärt, unbedingt beizulegen.

Ebenfalls Im Fokus, stehen die Arbeitsverträge: Hierbei stehen insbesondere Minijobber sowie die Verträge von Angehörigen im Fokus. Bei Minijobbern kontrolliert der Betriebsprüfer, ob formal unterschiedliche Gehaltszahlungen auf das gleiche Konto geleistet werden. Bei Arbeitsverträgen mit Angehörigen besteht generell der Verdacht der Scheinbeschäftigung: Idealerweise sollten Arbeitsnachweise (z.B. von der Person erstellte Abrechnungen, Stundenkonten, etc.) beigelegt werden.

Warenbewertungen im Auge behalten

Betriebsprüfer nehmen auch die eigenen Warenbewertungen genau in Augenschein. Wie man auf die-Warenwirtschaft.de nachlesen kann, ist dies insbesondere für die Lebensmittelbranche relevant, weil die Finanzämter inzwischen die Sammelbewertungen nach der Lifo-Methode ablehnen. Wer so bewertet hat und auflösen muss, kann allerdings beantragen, die Auflösung auf mehrere Jahre zu verteilen, denn ansonsten droht insbesondere vielen Kleinbetrieben die Insolvenz. Generell wird bei der Warenbewertung auch die Inventuranweisung verlangt, denn das Finanzamt interessiert sich dafür, ob bewertete Waren in Fremdlagern deponiert sind. Zugleich wird dabei auch kontrolliert, ob für die Mieten für derartige Fremdlager eine Hinzurechnung zum Gewerbeertrag (nach § 8 Nr. 1e GewStG) durchgeführt